PDF 편집·주석·서명까지 무료로 끝내는 방법 (초보자용 완전 가이드)

PDF는 “열면 깨지지 않는 문서”라는 장점 때문에 회사, 학교, 관공서 어디서든 가장 많이 쓰입니다. 문제는 PDF가 너무 흔한 만큼, 막상 이런 상황이 자주 생긴다는 겁니다.

• PDF에 형광펜 표시하고, 중요한 부분에 메모를 남기고 싶다

• 계약서나 확인서에 서명을 넣어야 한다

• 페이지를 추가/삭제/순서 변경하고 싶다

• 오타 한두 글자만 고치고 싶은데, 원본 파일이 없다

• 출력 없이 “PC나 스마트폰에서” 바로 처리하고 싶다

이때 많은 분들이 유료 프로그램부터 떠올리시는데요. 실제로는 무료만으로도 대부분의 작업을 충분히 해결할 수 있습니다. 오늘 글에서는 “디지털 & IT 활용” 관점에서 무료 프로그램(또는 무료 기능)만으로 PDF 편집과 주석 달기를 실무 수준으로 처리하는 방법을 정리해 드리겠습니다.

핵심은 간단합니다.

1. 주석(형광펜, 밑줄, 메모, 도장)은 무료로 거의 다 가능

2. 페이지 편집(추가/삭제/합치기)도 무료 도구로 충분

3. PDF의 ‘내용 자체를 수정’(문장 바꾸기)은 난이도가 높고 제한이 있으니, 대체 전략이 필요

이 흐름만 잡으면 PDF 때문에 시간 낭비하는 일이 크게 줄어듭니다.

PDF 편집은 크게 3종류입니다: 헷갈리지 않게 구분하기

PDF 작업이 어려운 이유는 “편집”이라는 말이 너무 넓기 때문입니다. PDF 작업을 다음 3가지로 나누면 선택이 쉬워집니다.

1. 주석 달기(Annotation)

가장 많이 하는 작업입니다.

• 형광펜, 밑줄, 취소선

• 말풍선 메모, 스티커 메모

• 도형(사각형, 화살표)로 강조

• 특정 부분에 코멘트 남기기

이건 무료 프로그램으로 거의 완벽하게 가능합니다.

2. 페이지 편집(Page)

문서 구성을 바꾸는 작업입니다.

• 페이지 삭제, 페이지 추가

• 페이지 순서 바꾸기

• 여러 PDF를 하나로 합치기

• 필요한 페이지만 뽑아내기(분할)

이것도 무료로 충분히 가능합니다.

3. 내용 수정(Edit Text)

가장 헷갈리는 부분입니다.

• 문장 오타 수정

• 특정 문구 변경

• 표나 이미지 내용 바꾸기

이건 PDF 구조상 “원래부터 편집용으로 만들어진 PDF”가 아니면, 무료 도구로는 제한이 많고, 결과가 깔끔하지 않을 수 있습니다.

그래서 내용 수정이 필요할 때는 보통

• 원본 문서(워드/한글)로 돌아가서 수정 후 PDF 재생성
  또는

• “가리기(화이트 박스) + 텍스트 덧씌우기” 같은 방식으로 우회
  를 사용합니다.

무료로 주석 달기: 가장 쉬운 방법부터 정리합니다

주석 달기는 굳이 복잡한 프로그램이 없어도 됩니다. 내가 쓰는 환경에 맞춰 골라 쓰시면 됩니다.

1. Windows에서 가장 무난한 방법: 기본 뷰어 + 무료 PDF 뷰어 활용

윈도우에는 PDF를 열 수 있는 기본 환경이 있고, 여기에 무료 PDF 뷰어를 더하면 주석 기능이 탄탄해집니다.

주석 작업을 할 때 꼭 확인할 기능은 5가지입니다.

• 형광펜(Highlight)

• 밑줄/취소선

• 메모(주석)

• 도형(사각형, 화살표)

• 저장 시 주석이 PDF에 포함되는지

초보자 분들은 “저장했는데 주석이 사라졌다”가 제일 흔한 실수입니다. 그래서 주석을 달고 나면 반드시

1. 저장

2. PDF를 닫았다가 다시 열어서 주석이 남아있는지 확인
   이 두 단계만 습관화하시면 됩니다.

2. Mac에서 무료로 주석 달기: ‘미리보기(Preview)’만 잘 써도 됩니다

맥은 기본 앱인 미리보기(Preview)가 생각보다 강력합니다.

• 형광펜 표시

• 밑줄

• 메모

• 간단한 도형 표시

• 서명 삽입

이런 작업이 무료로 가능합니다. “별도 프로그램 설치 없이” 바로 처리할 수 있다는 게 큰 장점입니다. 특히 맥은 서명 기능이 편해서, 출력 없이 서명해야 하는 분들에게 유리합니다.

3. 스마트폰에서 주석 달기: 급할 때는 모바일이 더 빠를 때도 있습니다

요즘은 PDF를 휴대폰에서 열어 바로 처리하는 일이 많습니다.

• 형광펜으로 체크

• 메모 삽입

• 서명 넣기

• 제출용으로 다시 공유

이 정도는 스마트폰 무료 앱으로도 충분히 가능합니다. 다만 모바일은 화면이 작아서 정교한 편집은 불편할 수 있으니, “빠른 확인과 간단 주석”에 강하다고 생각하시면 좋습니다.

무료로 페이지 편집: 합치기·분할·삭제·순서 변경까지

PDF 편집에서 두 번째로 많이 하는 작업은 “페이지 편집”입니다. 예를 들면 이런 상황이죠.

• 여러 장으로 받은 서류를 하나의 PDF로 합치기

• 제출할 때 필요한 페이지만 남기고 나머지 삭제

• 스캔이 뒤죽박죽이라 페이지 순서를 다시 정리

• 한 파일을 파트별로 나눠서(분할) 전달

이런 작업은 무료 도구로 충분히 처리할 수 있습니다. 다만 여기서 중요한 선택 기준이 있습니다.

1. 온라인 도구 vs 설치형 프로그램, 무엇이 더 안전할까요?

온라인(웹사이트)에서 “PDF 합치기/분할”은 정말 편합니다. 하지만 문서가 어떤 성격이냐에 따라 선택이 달라집니다.

• 개인 정보가 들어있는 문서(주민번호, 계좌, 계약서, 의료 정보)
  → 가능하면 설치형 프로그램(오프라인)을 추천드립니다.

• 공개 가능한 문서(강의자료, 일반 안내문 등)
  → 온라인 도구도 편하게 사용 가능합니다.

즉, “편리함”보다 “문서 성격”을 먼저 보시는 게 안전합니다.

2. 페이지 편집 작업의 기본 흐름(초보자용)

페이지 편집은 대부분 아래 순서로 진행됩니다.

1. PDF 열기

2. “페이지” 보기(썸네일 보기)로 전환

3. 페이지를 드래그해서 순서 변경

4. 필요 없는 페이지 선택 후 삭제

5. 새 파일로 저장(원본 보관용)

여기서도 핵심은 똑같습니다. 원본은 보관하고, 편집본은 다른 이름으로 저장하시면 실수 위험이 확 줄어듭니다.

무료로 ‘서명’ 넣기: 출력 없이 계약서 처리하는 방법

PDF 작업에서 만족도가 가장 큰 기능이 바로 “서명”입니다. 종이에 출력하고, 사인하고, 다시 스캔하는 과정이 생각보다 번거롭기 때문입니다.

1. 서명 넣는 방식은 3가지가 있습니다

초보자 기준으로 이해하기 쉬운 방식만 정리해 드리겠습니다.

1. 그리기 서명

• 마우스나 터치로 서명을 직접 그려 넣는 방식

• 가장 빠르지만, 서명이 조금 어색해 보일 수 있습니다.

2. 이미지 서명

• 종이에 서명한 뒤 사진을 찍어 배경을 정리하고

• PNG처럼 투명 배경으로 만들면 가장 깔끔합니다.

• 처음 한 번만 만들어두면 계속 재사용이 가능합니다.

3. 기기(카메라/트랙패드)로 서명 등록

• 맥 환경에서는 이 방식이 특히 편합니다.

• 서명을 한 번 등록해두면, PDF에 바로 삽입할 수 있어 실무에서 시간을 많이 아낍니다.

2. 서명할 때 주의할 점 3가지

• 서명하기 전, 파일을 복사본으로 저장하고 진행하세요.

• 서명 위치는 반드시 확대해서 정교하게 맞추시는 게 좋습니다.

• 제출처에서 “서명+날짜”를 요구하는 경우가 많으니, 날짜 입력도 함께 고려하세요.

“PDF 내용을 고치고 싶어요” 현실적인 무료 해결책

가장 자주 나오는 질문이 이것입니다. “PDF 오타 하나만 고치면 되는데요. 무료로 안 되나요?”

상황에 따라 가능한데, 깔끔하게 되느냐는 별개의 문제입니다. 그래서 현실적으로 성공률 높은 순서로 정리해 드리겠습니다.

1. 가장 좋은 방법: 원본 문서로 수정 후 PDF 다시 만들기

PDF는 결과물 성격이 강합니다. 원본이 워드, 한글, 구글 문서라면

• 원본에서 수정

• 다시 PDF로 내보내기
  가 가장 깨끗하고 안전합니다.

원본이 있다면, 이 방법이 시간도 가장 덜 듭니다.

2. 원본이 없을 때: 가리기 + 텍스트 덧씌우기(우회 전략)

원본이 없고, 정말 단어 한두 개만 바꾸고 싶다면 우회가 가능합니다.

• 기존 문구를 흰색 박스(또는 사각형)로 가리고

• 그 위에 텍스트 상자를 올려서 새 문구를 입력하는 방식입니다.

이 방식은 “수정처럼 보이게”는 만들 수 있지만, 다음 한계가 있습니다.

• 확대하면 티가 날 수 있음

• 정렬이 완벽하지 않을 수 있음

• 문서가 스캔본(이미지)인 경우 텍스트처럼 깔끔하게 안 맞을 수 있음

그래도 급하게 제출해야 하는 상황에서는 꽤 유용한 방법입니다.

3. 스캔본 PDF(사진 PDF)라면: 사실상 ‘편집’이 아니라 ‘재작성’에 가깝습니다

스캔본 PDF는 텍스트가 아니라 이미지입니다. 그래서 “문장을 고친다”는 개념 자체가 어렵습니다.

이 경우에는 보통

• 다시 스캔을 제대로 한다

• 원본을 다시 받는다

• 필요한 부분만 새로 작성해서 첨부한다

이런 방식으로 접근하는 것이 실패를 줄이는 방법입니다.

무료로 PDF 용량 줄이기(압축)와 품질 유지 팁

PDF를 만들었더니 용량이 너무 커서 메일이 안 가거나 업로드 제한에 걸리는 경우가 많습니다. 특히 스캔 PDF는 금방 커집니다.

무료로 용량을 줄일 때는 아래 순서가 효율적입니다.

1. 컬러 스캔이 꼭 필요 없으면 흑백/문서 모드로 만들기

2. 불필요한 페이지(빈 페이지, 중복 페이지) 삭제

3. 사진이 들어간 PDF는 “이미지 품질”을 적당히 낮추기

4. 제출처가 허용한다면 해상도를 과하게 높이지 않기

여기서 중요한 건 “무조건 압축”이 아니라, 용도에 맞는 품질입니다. 읽기만 하는 문서인데 초고화질일 필요는 없는 경우가 많습니다.

초보자가 자주 하는 실수 7가지

1. 주석 달고 저장했는데 주석이 사라짐 → 저장 후 재열기 확인

2. 원본 파일에 바로 편집해서 되돌릴 수 없음 → 복사본으로 작업

3. 온라인 도구에 개인정보 문서를 올림 → 민감 문서는 오프라인 도구 우선

4. 서명을 사진으로 붙여서 배경이 지저분함 → 한 번만 깔끔하게 서명 이미지 만들기

5. 스캔본을 “텍스트 편집”하려고 무리함 → 스캔본은 편집이 아니라 재작성에 가까움

6. 페이지 삭제 후 저장을 못 찾음 → 다른 이름으로 저장을 습관화

7. 파일 이름이 뒤죽박죽이라 최종본을 잃어버림 → 날짜_문서명_버전 규칙 추천

마무리: 무료로도 충분합니다. 중요한 건 ‘도구 선택’보다 ‘작업 방식’입니다

PDF 작업을 빠르게 처리하는 사람들의 공통점은 프로그램을 많이 아는 게 아니라, 작업 방식을 정해두는 것입니다.

• 주석은 무료로 해결

• 페이지 편집도 무료로 해결

• 내용 수정은 원본 우선, 없으면 우회 또는 재작성

• 민감 문서는 오프라인 위주

• 원본 보관 + 편집본 별도 저장

이 5가지만 습관화하셔도 PDF 때문에 헤매는 시간이 확 줄어듭니다.