초보도 따라하는 매크로 설정과 첫 자동화 예제 (Excel·PowerPoint)

엑셀로 매달 같은 보고서를 만들고, 파워포인트로 비슷한 양식의 슬라이드를 반복해서 수정하다 보면 이런 생각이 드실 거예요.

  • “이거 맨날 똑같이 하는데, 버튼 한 번으로 끝낼 수 없을까?”

  • “서식 맞추는 데만 30분 쓰는 게 너무 아깝다…”

이럴 때 딱 좋은 게 매크로(매크로/VBA 자동화)입니다.
처음엔 어렵게 느껴지지만, 사실 초급 단계는 간단합니다.

  1. 매크로 실행이 가능하도록 설정하고

  2. 엑셀에서는 ‘기록(Record)’ 기능으로 자동화를 맛보고

  3. 파워포인트는 ‘VBA 매크로’로 자주 하는 작업을 버튼으로 만들기

이 정도만 해도 “업무가 빨라지는 느낌”을 바로 체감하실 수 있습니다.

아래 내용은 윈도우 기준 Microsoft Office(엑셀/파워포인트) 데스크톱 버전에 가장 잘 맞습니다. (웹버전/모바일은 제한이 많습니다.)


액셀과 파워포인트 사용하는 이미지

매크로가 뭔가요? 초보 기준으로 딱 이렇게 이해하시면 됩니다

매크로는 한마디로 “내가 자주 하는 클릭/작업을 버튼 하나에 묶어두는 기능”입니다.

예를 들어 이런 작업을 매번 하신다면:

  • 글꼴/크기 통일

  • 표 머리글 색칠, 가운데 정렬

  • 열 너비 자동 맞춤

  • 불필요한 공백 제거, 형식 정리

  • 슬라이드마다 제목 위치 맞추기

매크로를 쓰면 “매번 손으로 반복”이 아니라, 한 번 만들어 두고 버튼 한 번으로 실행할 수 있게 됩니다.


시작 전 꼭 알아야 할 ‘매크로 보안’ 기본 상식

매크로는 편리하지만, 동시에 “파일로 들어오는 악성 매크로” 이슈가 있어 윈도우에서 보안 경고가 뜰 수 있습니다. 그래서 초보자일수록 원칙을 정해두는 게 좋습니다.

  • 모르는 사람이 준 매크로 파일(.xlsm, .pptm)은 실행하지 않는다.

  • 내 PC에서 내가 만든 파일 위주로 사용한다.

  • 회사에서 보안정책이 있다면, IT팀 가이드에 따라야 한다.

이 원칙만 지키면, 매크로는 “위험한 기능”이 아니라 “업무 자동화 도구”가 됩니다.


공통 설정 1: ‘개발 도구’ 탭 켜기 (Excel/PowerPoint)

매크로 관련 메뉴는 기본적으로 숨겨져 있는 경우가 많습니다. 먼저 개발 도구(Developer) 탭을 켜주세요.

엑셀/파워포인트에서 개발 도구 켜는 방법

  1. 상단 파일 클릭

  2. 옵션 클릭

  3. 리본 사용자 지정 메뉴로 이동

  4. 오른쪽 목록에서 개발 도구 체크

  5. 확인

이제 상단 리본에 개발 도구 탭이 생깁니다.


공통 설정 2: 매크로 실행 허용(너무 과하게 풀지 않는 방법)

초보자에게는 “일단 다 허용”이 아니라, 아래처럼 현실적인 안전 설정을 추천드립니다.

  1. 파일 → 옵션 → 보안 센터

  2. 보안 센터 설정

  3. 매크로 설정에서 보통 다음 중 하나를 선택합니다.

  • 알림을 통해 매크로 사용 안 함(권장)
    → 매크로 파일을 열면 “활성화할까요?”가 뜨는 방식이라 안전합니다.

가능하면 이 상태로 두고, 내 파일에서만 “콘텐츠 사용”을 눌러 실행하는 습관을 들이시는 게 가장 무난합니다.


엑셀 자동화 초급: “매크로 기록(Record)”으로 바로 시작하기

엑셀은 초보자에게 정말 친절합니다. 매크로 기록 기능이 있어서 코드를 몰라도 자동화를 만들 수 있어요.

1) 예제: 보고서 표 서식을 버튼 한 번에 적용하기

자주 하는 서식이 있다고 가정해볼게요.

  • 제목 줄 굵게

  • 헤더 배경색

  • 가운데 정렬

  • 테두리 적용

  • 열 너비 자동 맞춤

매크로 기록 순서

  1. 개발 도구 → 매크로 기록 클릭

  2. 매크로 이름 입력

    • 예: ReportFormat

  3. 저장 위치 선택

    • 현재 통합 문서(추천)

  4. 이제부터는 “내가 하는 행동이 그대로 저장”됩니다.

  5. 실제로 표 범위를 선택하고, 원하는 서식을 적용합니다.

  6. 끝났으면 기록 중지 클릭

이제 다음부터는

  • 개발 도구 → 매크로에서 ReportFormat을 실행하면
    똑같은 작업이 자동으로 적용됩니다.

2) 중요한 포인트: 매크로 파일은 .xlsx가 아니라 .xlsm으로 저장

매크로가 들어간 엑셀 파일은 반드시 매크로 사용 통합 문서(.xlsm)로 저장해야 합니다.

  • 파일 → 다른 이름으로 저장

  • 파일 형식: Excel 매크로 사용 통합 문서(.xlsm)

이걸 놓치면, 저장할 때 매크로가 사라질 수 있습니다.

3) 버튼으로 만들기: 클릭 한 번으로 실행하게 하기

기록한 매크로는 “목록에서 찾아 실행”해도 되지만, 버튼으로 만들면 훨씬 편합니다.

  1. 개발 도구 → 삽입

  2. 단추(폼 컨트롤) 선택

  3. 시트에 버튼을 그리면 “매크로 지정” 창이 뜹니다

  4. 방금 만든 매크로를 선택 → 확인

  5. 버튼 이름을 “서식 정리” 같은 형태로 바꾸기

이제 표 위에 버튼 하나 생겼고, 누르면 자동화가 실행됩니다.


엑셀 초급 자동화에서 자주 막히는 문제 3가지

문제 1) “어떤 셀을 선택해야 하는지” 때문에 결과가 달라져요

매크로는 “기록 당시의 클릭 흐름”을 따라가기 때문에, 실행 전에 선택한 셀이 다르면 결과가 달라질 수 있습니다.

해결 팁:

  • 매크로를 만들 때 항상 같은 시작점(예: A1 클릭)으로 시작하는 습관

  • 또는 매크로 실행 전에 “적용할 범위를 먼저 선택하고 실행”하도록 룰 만들기

문제 2) 파일 열 때 ‘보안 경고’가 떠요

정상입니다. 매크로 파일이면 뜰 수 있습니다. 내가 만든 파일이고 믿을 수 있으면 콘텐츠 사용(매크로 활성화)을 눌러 실행하시면 됩니다.

문제 3) 회사 PC는 매크로가 막혀 있어요

회사 보안 정책일 수 있습니다. 이런 경우엔 개인이 임의로 풀기 어렵습니다. IT팀 가이드를 따르시는 게 안전합니다.


파워포인트 자동화 초급: “반복 작업”을 매크로로 버튼화하기

파워포인트는 엑셀처럼 “매크로 기록”으로 모든 걸 해결하긴 어렵습니다. 대신, 자주 하는 반복 작업은 간단한 매크로 한두 개로 충분히 자동화할 수 있습니다.

1) 파워포인트 매크로 파일은 .pptm으로 저장

매크로가 들어간 프레젠테이션은 .pptm으로 저장해야 합니다.

  • 파일 → 다른 이름으로 저장

  • 파일 형식: PowerPoint 매크로 사용 프레젠테이션(.pptm)

2) 매크로 만들기 기본 흐름

  1. 개발 도구 → Visual Basic(또는 Alt + F11)

  2. 왼쪽 프로젝트 창에서 현재 프레젠테이션 선택

  3. 삽입 → 모듈(Module)

  4. 여기에 매크로를 넣고 저장

  5. 개발 도구 → 매크로에서 실행


파워포인트 초급 예제: “모든 슬라이드 글꼴 통일” 매크로

아래는 초보자 분들이 가장 많이 원하시는 자동화 중 하나입니다. 슬라이드가 많을수록 글꼴 맞추는 게 고역인데, 매크로로 어느 정도 정리할 수 있습니다.

참고: 슬라이드마다 개체 구성(텍스트 상자/도형/그룹)이 달라서 100% 완벽하게 통일되진 않을 수 있지만, 기본적인 텍스트 개체에는 잘 먹히는 편입니다.

아래 코드를 모듈에 붙여넣고, 글꼴 이름만 본인 환경에 맞게 바꿔 쓰시면 됩니다.

Sub SetAllSlidesFont()
    Dim sld As Slide
    Dim shp As Shape
    
    For Each sld In ActivePresentation.Slides
        For Each shp In sld.Shapes
            If shp.HasTextFrame Then
                If shp.TextFrame.HasText Then
                    shp.TextFrame.TextRange.Font.Name = "맑은 고딕"
                End If
            End If
        Next shp
    Next sld
    
    MsgBox "전체 슬라이드 글꼴 적용이 완료되었습니다."
End Sub

실행 방법:

  • 개발 도구 → 매크로 → SetAllSlidesFont 선택 → 실행


파워포인트 매크로를 “빠른 실행 버튼”으로 붙이는 방법

매번 개발 도구에서 매크로를 찾기 번거로우시면, 빠른 실행 도구 모음에 등록해 두면 편합니다.

  1. 상단 메뉴 오른쪽의 작은 화살표(빠른 실행 도구 모음 사용자 지정) 클릭

  2. 기타 명령

  3. “명령 선택”을 매크로로 변경

  4. 원하는 매크로를 추가

  5. 확인

이제 저장 버튼 옆에 매크로 실행 아이콘이 생겨서, 클릭 한 번으로 실행할 수 있습니다.


초보자가 매크로 자동화로 가장 빨리 성과 내는 업무 6가지

처음부터 큰 자동화를 만들기보다, “반복이 확실한 것”부터 잡는 게 좋습니다.

  • 엑셀: 표 서식 통일, 열 너비 자동, 숫자 형식 통일, 공백 제거, 보고서 헤더 고정

  • 파워포인트: 글꼴 통일, 기본 스타일 적용(일부), 개체 정리(기본), 제목 텍스트 일괄 정리

포인트는 하나입니다. “내가 일주일에 2번 이상 반복하는 작업”이 있다면, 그게 매크로 후보입니다.


매크로를 쓰면 좋은데, 이런 경우는 피하시는 게 좋습니다

  • 누가 만들었는지 모르는 매크로 파일 실행

  • 은행/결제/민감 정보가 들어간 파일에 외부 매크로 붙이기

  • 회사 보안 정책을 우회해서 사용하려는 시도

매크로는 “편의 기능”이지만, 조직 환경에서는 정책이 우선일 때가 많습니다. 개인 PC에서는 충분히 활용 가능하지만, 회사에서는 IT 가이드에 맞추는 것이 안전합니다.


마무리: 초급 자동화의 목표는 ‘거창한 프로그램’이 아니라 ‘반복 제거’입니다

매크로는 처음엔 어렵게 느껴져도, 한 번만 만들어 두면 그 다음부터는 정말 편해집니다.
특히 초급 단계에서는 아래 3가지만 기억하시면 충분합니다.

  1. 개발 도구 탭 켜기

  2. 엑셀은 매크로 기록 + .xlsm 저장으로 빠르게 시작

  3. 파워포인트는 .pptm 저장 + 간단 매크로 1~2개를 버튼화해서 반복을 줄이기


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